Het ritme van succes: Waarom routines en structuur essentieel zijn voor ondernemers groei

Het ritme van succes: Waarom routines en structuur essentieel zijn voor ondernemers groei

‍

Als ondernemer wil je natuurlijk dat je bedrijf groeit. Je hebt innovatieve ideeën, je werkt hard en je investeert in marketing en sales. Maar toch blijft de groei soms uit. In een recent gesprek met scaling up expert Paul Turlings werd één verrassend eenvoudig, maar vaak onderschat aspect van ondernemers groei belicht: de kracht van routines en structuur.

"Begin met een strakke ritme in je organisatie te brengen," adviseert Paul. "Een ritme waarbij je elke dag, elke week, elke maand de juiste meetings hebt waarin je kijkt: lig ik nog op koers?"

Dit artikel duikt dieper in waarom juist die routines en structuur het verschil kunnen maken tussen stagnatie en groei. En nog beter: hoe jij deze principes direct toepast.

De paradox van vrijheid door structuur

Veel ondernemers zijn juist gaan ondernemen om vrij te zijn. Vrij van de beperkende structuren van een baan in loondienst. Vrij om hun eigen ideeën na te jagen. Vrij om zelf te bepalen hoe hun dag eruitziet.

Het lijkt daarom contradictorisch om te suggereren dat meer structuur en routines de sleutel tot groei zijn. Maar hier komt de paradox: juist door de juiste structuren en routines in te bouwen, creëer je meer vrijheid.

Paul legt uit: "Routines en structuur geven ruimte in je hoofd. En als je er niet over hoeft na te denken, kost het ook geen energie." Met andere woorden: door vaste routines te implementeren voor terugkerende taken en beslissingen, houd je mentale capaciteit over voor de dingen die er écht toe doen.

De vijf pijlers van een effectieve bedrijfsstructuur

Gebaseerd op inzichten uit de scaling up methodiek en Pauls jarenlange ervaring met het coachen van ondernemers, zijn er vijf essentiële pijlers voor een effectieve bedrijfsstructuur:

1. Een doordachte dagplanning

De manier waarop je je dag start en indeelt, bepaalt grotendeels je productiviteit en effectiviteit. Paul benadrukt dat veel ondernemers hun dag reactief beginnen: direct e-mails checken, reageren op wat binnenkomt, en voor ze het weten is het middag en hebben ze nog niets aan hun prioriteiten gedaan.

Een effectieve dagplanning begint idealiter de dag ervoor, waarbij je:

• Je top 3 prioriteiten voor de volgende dag vastlegt
• Blokken in je agenda reserveert voor diepe focus-tijd
• Bewust momenten inplant voor het checken van e-mail en andere communicatie
• Tijd vrijhoudt voor onverwachte zaken (want die komen er altijd)

"Alles wat een gewoonte is, hoef je niet over na te denken," zegt Paul. Door dagelijks dezelfde structuur te volgen, wordt het een automatisme dat je nauwelijks energie kost.

2. Wekelijkse alignment meetings

Een van de krachtigste routines uit de scaling up methodiek is de wekelijkse "alignment meeting". Deze vergadering van idealiter niet meer dan 60 minuten dient om het team op één lijn te houden en obstakels weg te nemen.

De structuur van deze meeting is simpel maar effectief:

• 5 minuten: Delen van persoonlijke en professionele successen
• 10 minuten: Reviewen van cijfers en KPI's
• 10 minuten: Update van klant- en markt feedback
• 25 minuten: Identificeren en oplossen van knelpunten
• 10 minuten: Bepalen van prioriteiten voor de komende week

"Die alignment meeting is niet onderhandelbaar," benadrukt Paul. "Ook niet als het druk is. Júíst niet als het druk is." Het is deze vergadering die voorkomt dat teamleden langs elkaar heen werken en die zorgt dat de focus blijft op wat echt belangrijk is.

3. Een robuust tijdmanagement systeem

Timemanagement gaat niet alleen over productiviteit, maar vooral over het maken van de juiste keuzes. Paul deelt een interessante observatie: "Je ziet dat ondernemers bij doorgroei vooral bezig zijn met omzet binnenhalen. Men is heel veel met klanten bezig, terwijl dat eigenlijk het moment zou moeten zijn dat je ook die binnenkant schaalbaar gaat maken."

Een effectief timemanagement systeem helpt je bij:

• Het bewaken van de balans tussen 'in je bedrijf' en 'aan je bedrijf' werken
• Het identificeren van activiteiten die je kunt delegeren of automatiseren
• Het prioriteren van strategische taken boven operationele brandjes blussen
• Het vrijmaken van tijd voor reflectie en strategische planning

Zonder een goed tijd managementsysteem ben je als ondernemer voortdurend aan het reageren op de waan van de dag, in plaats van proactief je bedrijf te leiden.

4. Kwartaalplanning en evaluatie

Naast dagelijkse en wekelijkse routines, is ook het kwartaal ritme essentieel. Paul adviseert:

"Elk kwartaal neem je een dag om terug te kijken en vooruit te plannen. Wat heeft gewerkt? Wat niet? Wat zijn de prioriteiten voor het komende kwartaal?"

Deze kwartaalplanning geeft je:

• Een moment om je jaarplan bij te stellen op basis van nieuwe inzichten
• De mogelijkheid om één tot drie 'rock projects' te definiëren voor het komende kwartaal
• Een gelegenheid om het team te aligneren op gezamenlijke doelen
• Een natuurlijk moment voor teambuilding en het vieren van successen

Het kwartaal ritme is lang genoeg om betekenisvolle projecten af te ronden, maar kort genoeg om flexibel te blijven in een veranderende markt.

5. Een compleet planningssysteem

Al deze elementen komen samen in wat Paul een "planningssysteem" noemt - een gestructureerde aanpak die ervoor zorgt dat strategische beslissingen worden vertaald naar dagelijkse acties.

"Veel ondernemers hebben wel een plan, maar geen systeem om dat plan uit te voeren," legt Paul uit. "Ze dobberen maar een beetje rond, noem ik het dan, maar wel in ruig weer. Ze hebben niet een duidelijke koers waar ze heen willen."

Een effectief planningssysteem omvat:

• Een 10-jaars visie die richting geeft
• Een 3-jarenplan met concrete doelstellingen
• Een 1-jaarplan met kwartaal doelen
• Kwartaal Prioriteiten (de 'rocks')
• Wekelijkse doelen en KPI's
• Dagelijkse acties en routines

Door dit systeem consequent toe te passen, wordt de kloof tussen strategie en uitvoering overbrugd.

De praktijk: hoe routines échte groei stimuleren

De theorie is één ding, maar hoe werkt dit in de praktijk? Paul deelt een voorbeeld van een ondernemer die door het implementeren van deze structuren significant is gegroeid.

Een ondernemer in de IT-sector was jarenlang blijven hangen rond de 10-15 medewerkers. Ondanks verschillende groei-initiatieven slaagde hij er niet in om door te groeien naar de volgende fase. Zijn dagen waren gevuld met brandjes blussen, klantgesprekken en technische vraagstukken. Voor strategische planning was nauwelijks tijd.

Door het implementeren van een strakke dagplanning, wekelijkse alignment meetings en kwartaalplanning, creëerde hij ruimte om aan zijn bedrijf te werken in plaats van alleen erin. Binnen twee jaar groeide het bedrijf naar 35 medewerkers, met een verdubbeling van de omzet en een verdrievoudiging van de winstgevendheid.

Het sleutelmoment? Het besef dat "hard werken" niet het antwoord was, maar "slim structureren" wel.

Veel Voorkomende bezwaren en hoe je ze overwint

Ondanks de duidelijke voordelen, hebben veel ondernemers weerstand tegen het implementeren van meer structuur. Hier zijn de meest voorkomende bezwaren en waarom ze niet kloppen:

"Ik ben creatief, structuur beperkt mijn creativiteit"

Paul weerlegt dit direct: "We worden allemaal heel creatief geboren. Maar als je routines brengt in je bedrijf, geeft dat juist ruimte in je hoofd voor creativiteit."

Denk aan beroemde creatievelingen zoals schrijver Stephen King of componist Ludwig van Beethoven, beiden bekend om hun strakke dagelijkse routines die hun creativiteit juist ondersteunen.

"Ik heb geen tijd om dit allemaal te implementeren"

Dit is een classic catch-22: je hebt geen tijd om structuur aan te brengen omdat je geen structuur hebt. Paul's advies? "Begin klein." Kies één routine en maak die consistent. Dan een tweede, dan een derde."

Begin bijvoorbeeld met een effectieve dagplanning voor een week. Evalueer na een week wat het je heeft opgeleverd en blijf het doen als het waardevol is.

"Mijn team zal weerstand bieden tegen al deze meetings"

"Meetings hebben een slechte naam omdat de meeste meetings slecht zijn," legt Paul uit. "Maar een goed geleide meeting van 60 minuten per week kan uren aan inefficiëntie en miscommunicatie voorkomen."

De sleutel is om duidelijk te communiceren waarom deze structuur belangrijk is en consistent te zijn in de uitvoering.

"Ik ben als ondernemer juist gaan ondernemen voor de vrijheid"

Dit is misschien wel het hardnekkige bezwaar. Maar zoals Paul uitlegt: "Vrijheid ontstaat niet door een gebrek aan structuur, maar door de juiste structuur." Dit is de paradox van structuur: door de juiste kaders te scheppen, creëer je juist meer ruimte voor wat echt belangrijk is.

Aan de slag: implementeer je eerste ritmes

Klaar om te beginnen met het implementeren van meer structuur in je onderneming? Hier zijn drie concrete stappen die je vandaag nog kunt zetten:

Stap 1: Audit je huidige tijdsbesteding

Voordat je nieuwe routines implementeert, is het nuttig om te weten waar je tijd nu naartoe gaat. Houd voor een week bij:

• Waar je tijd daadwerkelijk aan besteedt (niet waar je dénkt dat je tijd aan besteedt)
• Welke activiteiten energie geven en welke energie kosten
• Wat je steeds uitstelt maar eigenlijk belangrijk is
• Welke terugkerende taken of beslissingen veel mentale energie kosten

Deze inzichten vormen de basis voor je nieuwe ritmes en routines.

Stap 2: Installeer je eerste "niet-onderhandelbare" routine

Kies één routine die je vanaf nu consistent gaat implementeren. Paul's suggestie: "Begin met een dagelijkse planning sessie van 15 minuten aan het eind van je werkdag om de volgende dag voor te bereiden."

Maak deze routine "heilig" - niet onderhandelbaar, ongeacht hoe druk het is.

Stap 3: Breng ritme aan in je team

Als je een team hebt, introduceer dan de wekelijkse alignment meeting. Houd deze meeting:

• Op dezelfde dag en tijd elke week
• Strikt beperkt tot 60 minuten
• Met een consistente agenda
• Gericht op het wegnemen van obstakels, niet op statusupdates

Vraag na vier weken feedback van je team over wat werkt en wat beter kan, maar houd vast aan het principe van wekelijkse alignment.

Conclusie: ritme als fundament voor groei

Paul's belangrijkste boodschap is misschien wel deze: "Het is niet de briljante strategie die het verschil maakt, maar de consistente uitvoering." En die consistente uitvoering komt voort uit het hebben van de juiste routines en ritmes.

Door de juiste bedrijfsstructuur te implementeren, een effectieve dagplanning te hanteren, een solide tijd managementsysteem te gebruiken en te werken met een compleet planningssysteem, leg je het fundament voor duurzame groei.

Zoals Paul het samenvat: "Begin dat ritme en die structuur morgen. Het geeft ruimte in je hoofd en het levert je heel veel tijd op. Alles wat een gewoonte is, hoef je niet over na te denken. En als je er niet over na hoeft te denken, kost het ook geen energie."

En precies die extra energie en mentale ruimte zijn wat je nodig hebt om de volgende groeifase van je bedrijf in te luiden.

Wil je meer inzichten van scaling up expert Paul Turlings over hoe je als ondernemer je eigen groei kunt versnellen? Luister dan naar de volledige Onruststokerz podcast aflevering via Spotify, Youtube of Apple podcast waarin Paul dieper ingaat op hoe ondernemers hun eigen groei saboteren en wat je daaraan kunt doen.